Оформление счетов и квитанций

Как правильно оформлять счета? Разбор инвойсов и ресиптов

Каждый счёт(Invoice), квитанция(Receipt)или налоговый счёт(Tax Invoice)должен содержать заголовок с полной информацией о компании:

официальное название;
зарегистрированный адрес;
налоговый идентификационный номер (не путайте с номером НДС);
слово «Головной офис(Headquarters)», если документ выдан головным офисом.

Если у компании есть филиалы, указывается «Филиал № XX(Branch no. XX)» для документов от филиала.

После заголовка пишется название документа:

«СЧЁТ(INVOICE)»
«КВИТАНЦИЯ(RECEIPT)»
«НАЛОГОВЫЙ СЧЁТ(TAX INVOICE)» или
«КВИТАНЦИЯ/НАЛОГОВЫЙ СЧЁТ(RECEIPT/TAX INVOICE)»

Нумерация

У вышеперечисленных документов должны быть отдельные последовательные номера.

Например:

️ Вы выставляете счета(Invoices)клиентам, но они могут не оплатить их сразу.

Или оплачивают несколько счетов(Invoices)одним платежом — тогда вы выдаёте одну квитанцию(Receipt)и один налоговый счёт(Tax Invoice)

️ Если счёт(Invoice)выставлен за расходы без НДС, то при оплате вы выдаёте только квитанцию(Receipt), а не налоговый счёт(Tax Invoice).

️ Нельзя пропускать номера в последовательности (например, 1, 2, 3, 5 без 4).

️️️️ Если нужно отменить счёт(Invoice), обратитесь к бухгалтеру.

Рекомендуемые форматы номеров:

Счёт(Invoice): I250501(I — счёт / Invoice, 25 — 2025 год, 05 — май, 01 — номер счёта / Invoice в мае)

Налоговый счёт(Tax Invoice): T250501(T — налоговый счёт / Tax Invoice, 25 — 2025 год, 05 — май, 01 — номер)

Квитанция(Receipt): R250501(R — квитанция / Receipt, 25 — 2025 год, 05 — май, 01 — номер).

Копии документов

Каждый документ должен иметь один оригинал и 2–3 копии:

Оригинал — для клиента
Одна копия — для бухгалтера
1–2 копии — для вас

Крупные компании часто просят оригинал и копию

На первой странице укажите «СЧЁТ(INVOICE)», «НАЛОГОВЫЙ СЧЁТ(TAX INVOICE)» или «КВИТАНЦИЯ(RECEIPT)».

На следующих страницах добавьте «КОПИЯ(COPY)»

(например, «СЧЁТ(INVOICE)(КОПИЯ / COPY)»).

Когда выдавать документы?

Обычно за услуги или предоплату вы выставляете только счёт(Invoice).

В сервисном бизнесе налоговый счёт(Tax Invoice)не нужен, пока не получена оплата.

Некоторые компании объединяют квитанцию(Receipt)и налоговый счёт(Tax Invoice)в один документ — «КВИТАНЦИЯ/НАЛОГОВЫЙ СЧЁТ(RECEIPT/TAX INVOICE)» — и выдают его после платежа.

️ Записаться на консультацию к специалисту @alina_nirah

#Таиланд #БизнесВТаиланде #Инвойсы #Квитанции #Бухгалтерия